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「何時間もかけて議事録をまとめたのに、誰も見ていない…」 そんなむなしさを味わったことはありませんか？ 本ページでは「議事録 誰も見ない」という現象を、情報設計・読み手心理・共有導線の観点から徹底解剖し、読まれる議事録へ変貌させる施策とAI文字起こしツール活用の最終ステップを紹介します。
全文書き起こし型の議事録はスクロール量が多く、読む前から
「大変そう」と敬遠されます。脳は情報量が多いほど処理を先送りする性質があるため、最初の数行で離脱されることも珍しくありません。
“あとで整理してから共有しよう”と温めている間に、参加者の頭は次のタスクへ。コンテキストの消失とともに、議事録への関心も急速にしぼみます。
担当・期限・次のアクションが曖昧だと、読んでも自分のタスクがわからず“読む価値が低い”と判断されます。
スマート自治体研究会が令和元年12月に実施した「議事録作成事務に関する調査」では、議事録作成業務に対する現場の認識が明らかになっています。削減・縮小の可否について調査したところ、いずれかの方法で削減・縮小の可能性がある場合が76%という結果が出ています。
具体的には、「削減は困難であるが、作成回数や情報量を縮小するなど現在の方式を見直すことは可能」が23%、「議事録支援システムなどを活用すれば省力化することが可能」が48%と、約半数が技術的な支援によって業務負担を軽減できると考えています。一方で「慣習などにより作成しているもので削減可能」という回答も5%あり、本当に必要かどうか疑問視されている議事録も存在することがわかります。
議事録作成の時間帯についての調査では、勤務時間中に作成しているケースが73%である一方、勤務時間内外を併用して作成しているケースが26%にのぼっています。時間外勤務のみで作成しているケースは1%と少ないものの、4人に1人が通常業務と並行して議事録作成に追われ、時間外勤務にまで及んでいる実態が浮き彫りになりました。
この結果は、議事録作成が「通常業務の合間には終わらせられない負担の大きい業務」として認識されていることを示しています。特に、概要部分のみ抜粋したものが56%、一言一句文字起こししたものが30%という種別の内訳を見ると、詳細な記録を求められるケースでは、より長時間の作業が必要となり、勤務時間だけでは対応しきれない状況が生まれていると考えられます。
会議で議事録作成のために会議の文字起こしを長文読まないといけないのですが、改行などもなくものすごく読みにくいです。読みやすいように色をつけてくれたり、改行してくれるツールや機能あったりしませんか？(中略)wordとかでできたりするのが1番いいのですが、、
(前略)月15〜20本の議事録を担当しています。社内外の会議に片っ端から出席し、議事録を取り、それで毎日が過ぎていきます。これは多いですか？それとも普通でしょうか。仕事的には、7割が議事録の状態です。残りの3割もほぼ雑用です。同期や大学時代の周りの友達が自分の案件を持っていたり、それで忙しいという話を聞いていると辛くなります。(後略)
認識ずれが起こり、既に合意したはずの事項を再討議。会議コストが倍増します。
To-Doが忘れ去られ、納期遅延や品質トラブルにつながります。
議事録という知識資産が生かされないため、同じ失敗を繰り返す温床に。
冒頭に「決定事項／次アクション」を箇条書きで提示し、その下に背景や議論ログを配置。ニュース記事と同じ逆三角構造にすることで、30秒で概要把握が可能になります。
議題ごとに「今回の合意ポイント」を1行でまとめ、詳細の前に配置すると、スキャンリーディングが容易に。
担当・期限・進捗ステータスを記載した簡易テーブルを挿入し、議事録をタスク管理のハブにします。
リアルタイム編集＋即共有で、参加者の記憶が新鮮なうちに反応率を高めます。
チャット・メール・プロジェクト管理ツールの複数チャネルへ自動ポスト。見逃し防止を徹底します。
会話中にキーワードを抽出し、議題ごとのサマリーを自動生成。読み手は
「短い・わかりやすい」議事録をすぐに受け取れます。
誰が発言したかを自動タグ付けし、タスク表への転記も半自動化。行動喚起効果が高まります。
URL発行またはSlack連携で、会議直後に全員へ配布。閲覧率を大幅に引き上げます。
議事録が読まれない根本原因は「情報過多・共有遅延・行動喚起不足」の3点です。逆三角構造・即日共有・タスク表の3施策に加え、AI文字起こしツールで“短く・早く・行動につながる”フォーマットへ自動変換すれば、議事録は組織の価値ある資産へ生まれ変わります。
まずは下記のAI議事録ツール3選で、読まれる議事録づくりを始めてみてください。
