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「議事録づくりがとにかく大変で、定時を過ぎても解放されない」── そんな嘆きは、部署や職種を問わず毎日のように聞こえてきます。本ページでは「議事録 大変」という悩みを、平均作業時間・工程分解・心理的負荷の三方向から可視化し、負担を半減させる具体策とAI文字起こしツールの活用術を提示します。
議事録は、準備→メモ取り→文字起こし→要約→整形→承認→共有…と細切れ工程が連続するドキュメントワークです。実はメイン作業よりも、工程間を行き来する“つなぎコスト”が時間を消費しています。たとえばファイル名を付け替える、フォーマットをコピペする、上司コメントを差し戻す──こうした細部が雪だるま式に膨らみます。
議論が活発になるほど発言ターンが短くなり、メモが追いつきません。結果、録音を聞き直す時間が追加され、「会議時間の3〜4倍」に作業が延びがちです。特にオンライン会議では音質や通信ラグも加わり、耳コピのストレスが指数関数的に増加します。
ドラフトを共有しても「ここ文末に句点を」「この単語は社内用語と一致させて」など軽微な修正が複数回発生しやすく、編集履歴が混線。差し戻し→修正→再確認のたびに作業がぶつ切りになり、心理的負荷も高まります。
議事録担当は成果が可視化されにくく「他人の発言を写すだけ」と感じやすいポジションです。モチベーション低下が作業スピードをさらに鈍らせる負のループに陥ります。
1時間の会議ごとに3時間以上の後処理が常態化すれば、週10時間以上が議事録専用タイムに。これは「週5日稼働のうち丸1日半をログ作りに費やす」計算になり、コア業務が慢性的に圧迫されます。
時間をかけても漏れが残る、誰も読まない──という状態では、議事録が資産へ転換されず、過去の意思決定が再利用されません。同じ議論を何度も繰り返すことで、会議数自体が増える恐れもあります。
若手や秘書職などが「ひたすら議事録係」に固定されると、キャリア停滞感から早期離職を招くケースも。属人的運用は組織リスクです。
議事録作成の負担を軽減するために、多くの組織では事前準備とフォーマットの統一に力を入れています。会議前に「議題」「目的」「アジェンダ」を把握しておくことで、議事録作成者は何を記録すべきかの見通しを立てやすくなります。
また、汎用テンプレート(会議名/日時/場所/出席者/議題/決定事項/担当/期限/備考など)を用意し、フォーマットをあらかじめ共通化しておくことで、作成時間を短縮し、記載漏れを防止することができます。フォーマットが統一されていれば、読み手にとっても必要な情報を素早く見つけやすくなるというメリットもあります。
議事録作成の効率化において重要なのが、会議中のメモの取り方です。全発言を逐語的に書き起こすのではなく、「重要な発言」「決定事項」「アクション(誰が・何を・いつまでに)」にフォーカスして記録するという手法が浸透しています。
具体的な工夫としては、略語・記号(→/★/○など)を活用してメモを効率化し、あとで議事録に落とすときの手間を軽減しているケースが紹介されています。また、会議中に録音や文字起こしツールを併用し、「記録漏れ・聞き逃し」を防ぐ運用をしている企業も増加しています。特にリモート会議やハイブリッド会議の普及に伴い、こうした技術的なサポートの重要性が高まっています。
議事録は作成するだけでなく、会議後のフォローとアクションへの落とし込みが重要です。「決定事項」「次のアクション」「担当者」「期限」を明確に記載し、会議出席者だけでなく欠席者を含めた関係者に即時共有することで、情報の齟齬や「誰がやるのか」不明で止まるといったリスクを軽減しています。
作成後すぐ、できれば会議終了から翌日中に議事録を整理・共有し、「記憶が鮮明なうちに」記載・レビューを進めると、誤りや漏れが少なくなるという手法が実践されています。さらに進んだ組織では、議事録の内容をそのままタスク管理ツールやプロジェクト管理ツール(ガントチャート/タスク一覧)と連動させ、「議事録=行動につながる資料」に変えているケースもあります。
近年、議事録作成の負担を減らすために、録音/文字起こしサービスや、AIによる要約・決定事項抽出といった機能を備えた議事録支援ツールを導入する流れが加速しています。特に、オンライン会議やリモート環境で議事録作成の難易度が上がっているため、こうした支援技術の需要が高まっています。
スマート自治体研究会の調査でも、議事録支援システムなどを活用すれば省力化することが可能と回答したケースが48%を占めており、削減率を4割と仮定した場合、年間事務量は2,550時間、年間コストは505万円削減可能という試算が出ています。
また、フォーマットをあらかじめテンプレート化し、会議中にそのままデータ入力・メモをとるスタイルを採ることで、あとで転記する手間やフォーマット調整の手間を省く運用も紹介されています。こうした工夫により、議事録作成そのものを「煩雑/時間がかかる作業」から「効率的に処理できる業務」へと変えている企業が増えています。
(前略)議事録を書くのがすごく苦手で、凄まじい時間がかかります。（たった2時間程度の会議に数日かけました）言い訳にはなりますが、1年目の時いた部署と全く業務が異なる部署に異動し、専門用語や業者名が全く分からない状態です。録音を聞くがなかなか聞き取れない→調べながら打ち出す→ようやく話の流れを理解し、要約という流れでやっていました。議事録生成AIも使ってみたのですが、専門用語が多いため、誤字脱字や全く違うニュアンスのことを出力するので、結局自分で録音を聞いて手打ちしました。(後略)
(前略)議事録に時間がかかりすぎてどうしたものか困ってます…。SEをしていまして、会議ではパラメータの設定や必要機能を決定しています。2時間ほどの会議なのですが議事録作成に9時間ぐらいかかってしまいます。提出してから2人の方にチェックしてもらうので内容を記載しすぎているとかはないようです。たしかにタイピングは遅いのですが致命的に遅すぎる訳でもないです。会議内容はお客さんの運用の話になるとよくわかりません。(後略)
「何を決める会議か」「決まった後に誰が何をするか」を主催者と参加者で共有し、メモの的を絞ります。これだけで後工程の削除率が大幅に向上します。
定型フォーマットにキーワードのみ入力し、文書化は会議後10分以内のホットタイムに実施。脳内記憶が新鮮なうちに肉付けすれば精度も高まります。
GoogleドキュメントやNotionなどでリアルタイム共有し、コメントモードでフィードバックを一本化。差し戻しラリーの回数を削減します。
ストップウォッチ計測でボトルネックを特定し、削減策をピンポイント投入。たとえば文字起こしが長いならツール導入、承認が長いなら上司レビューを代表1名に限定──など。
最も工数が大きい文字起こしと要約をリアルタイム処理に置き換え。話者識別や自動ハイライト機能により、最終整形の手間も激減します。
1時間音声の手動起こし3時間→リアルタイム起こし10分へ。残業削減・集中業務時間の創出が可能です。
新人でもベテランでもツールを通せば品質が平準化し、属人リスクを抑制。
会議終了直後にリンク配布でき、“新鮮さ”を保ったまま全員のアクションを促進します。
議事録が大変な真因は“工程過多・速度差・承認遅延・感情負荷”の4点です。事前準備とテンプレートで人手作業を整流化し、AI文字起こしで時間のかかる部分を丸ごと自動化すれば、誰に任せても同じ品質・同じスピードで仕上がるプロセスが構築できます。
まずは下記のAI議事録ツール3選を試し、「議事録＝苦行」という固定観念をアップデートしてみてください。
