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議事録の文字起こしに欠かせない存在となってきたAI議事録作成ツール。ここではまず、おすすめの3製品を紹介。さらに活用方法やメリット、デメリットも紹介します。
会議後の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって負担の大きい業務です。ここでは、文字起こし作業でよくある課題を3つ紹介します。
会議では複数の参加者が次々と発言するため、「誰が何を言ったのか」を正確に記録するのは想像以上に困難です。特に声質が似ている参加者がいる場合や、オンライン会議で音声が重なった場合、発言者の特定に時間がかかります。録音を何度も聞き返す作業は、議事録作成時間を大幅に増やす要因となっています。
業界特有の専門用語、製品名、人名、社名などは、音声では聞き取れても正確な表記を調べる必要があります。特に初めて耳にする用語や、カタカナ表記が複数存在する外来語の場合、正しい表記を確認するだけで多くの時間を費やしてしまいます。表記ミスは議事録の信頼性を損なうため、慎重な確認作業が欠かせません。
「えー」「あのー」といった言葉や、言い直し、重複表現をそのまま文字起こしすると、読みにくい議事録になってしまいます。かといって、編集しすぎると発言の意図やニュアンスが変わってしまう危険性があります。どこまで忠実に記録し、どこまで読みやすく整理するかの判断は、経験を積んでも悩ましい問題です。
こうした課題を解決するために、近年ではAI技術を活用した議事録作成ツールが注目を集めています。
AI文字起こしツールを導入する前でも、ちょっとした工夫で議事録作成の負担を軽減することができます。ここでは、明日からすぐに実践できるコツを紹介します。
文字起こしの精度を左右する最も重要な要素が音質です。会議室のマイクに近い位置に座る、スマートフォンを会議テーブルの中央に置くなど、録音デバイスの配置を工夫しましょう。オンライン会議の場合は、参加者全員にマイクをオンにしたまま発言してもらうよう事前に依頼しておくと、聞き取りやすい音声が録音できます。また、エアコンの音や外部の雑音が入りにくい環境を選ぶことも大切です。
会議開始前に、「発言する際は名前を名乗ってから話す」「一人ずつ順番に発言する」といった簡単なルールを共有しましょう。これにより、後から「誰が何を言ったか」を特定する作業が格段に楽になります。特に声質が似ている参加者が多い場合や、リモート参加者がいる場合に効果的です。
全てを詳細に記録しようとせず、決定事項、アクションアイテム、重要な数字や固有名詞だけをメモする方法がおすすめです。録音を後から聞き直す際の目印となり、文字起こし作業が効率化されます。タイムスタンプ（「15分頃に予算の話」など）を残しておくと、該当箇所をすぐに見つけられます。
日時、参加者、議題、決定事項、次回のアクションなど、基本項目を記載したテンプレートを事前に準備しておきましょう。文字起こし後は、このテンプレートに沿って情報を整理するだけで済むため、作業時間を大幅に短縮できます。
自社でよく使われる専門用語、製品名、人名などをリスト化して手元に置いておくと、文字起こし中に迷うことが減ります。正しい表記をすぐに確認できるため、作業のストレスも軽減されます。
AI搭載の議事録作成ツールは、音声をテキスト化するだけでなく、発言の要点を抽出し、自動で要約を作成することも可能です。さらに、議論の内容をもとにタスクを整理し、担当者を割り当てる機能を有したツールもあり、会議後の業務がスムーズに進みます。
クラウド対応のツールを活用すれば、会議終了後すぐに関係者と共有できます。
リアルタイムで編集やコメントができるものもあり、修正作業の効率化も実現します。また、アクセス権の管理機能を備えたツールなら、必要なメンバーだけが閲覧・編集でき、情報のセキュリティも確保できるでしょう。
AI翻訳機能を搭載したツールなら、会議中の発言をリアルタイムで翻訳し、多言語での議事録作成が可能です。海外拠点との会議や外国人参加者がいる場合でも、言語の壁を越えて円滑なコミュニケーションが実現します。
議事録作成ツールを選ぶ際は、文字起こしの精度が重要です。AI技術の進化により、多くのツールが高精度な認識を実現していますが、話者識別や専門用語への対応力には差があります。実際の会議音声での認識精度を試し、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。
自動で生成された議事録をそのまま使うのではなく、後から修正や補足が必要になる場合もあります。そのため、不要な発言の削除や文章の整形、タグ付け、要点の強調といった編集機能が充実しているツールを選ぶと便利です。
作業負担を減らし、より実用的な議事録を作成できるでしょう。
シンプルなインターフェースで直感的に操作できるものを選べば、初めて使う人でもスムーズに活用できます。また、スマートフォンやタブレットに対応していれば、外出先でも簡単に議事録の確認や編集ができ、業務の柔軟性が向上するでしょう。
ある製造業の品質管理部門では、週次の定例会議後、担当者が議事録作成に平均3時間を費やしていました。専門用語が多く、決定事項の正確な記録と迅速な共有が課題で、会議で決まったはずのタスクが進まないこともしばしば。そこで、主要なウェブ会議ツールと連携し、リアルタイム文字起こしと話者識別機能を備えたクラウド型AI議事録サービスを導入。会議終了時にはほぼ完成形の議事録ドラフトが生成され、担当者の作業は内容確認と微調整のみで約30分に短縮。結果、決定事項や担当者が明確化された質の高い議事録が即日共有されるようになり、会議後のアクションが格段にスピードアップしました。
全国から数百名が参加する大規模なオンラインセミナーを開催していた教育サービス企業。セミナー中の質疑応答やチャットでの意見を全て拾い上げ、参加者の真のニーズを把握することに苦慮していました。手作業での記録では限界があり、貴重な声が埋もれてしまうことも。解決策として、ウェビナー形式の会議に対応し、音声だけでなくチャット内容もまとめて文字起こしできるAI議事録ツールを選定。これにより、全ての質疑応答や意見がテキストデータとして網羅的に記録・分析できるようになりました。特に反響の大きかったテーマや頻出単語を把握することで、次回セミナーの企画改善やFAQコンテンツの充実に直結し、参加者満足度の向上に貢献しています。
急成長中のIT企業人事部では、新入社員や中途採用者向けの研修プログラムやOJTでの情報伝達に課題を抱えていました。教える側の負担もさることながら、受け手が一度に多くの情報を消化しきれないケースも。そこで、研修時の音声や動画をアップロードするだけで高精度な文字起こしを行い、後からキーワード検索や内容編集が容易なAIナレッジ化ツールを導入。研修内容がテキストとして整理され、新メンバーは自身のタイミングで何度でも内容を振り返り、理解を深めることが可能に。重要なポイントや専門用語もすぐに検索でき、疑問点の自己解決が促進された結果、立ち上がりのスピードが目に見えて向上しました。
消費財メーカーの商品企画チームでは、新商品のアイデアを出すブレインストーミング会議で、自由な発想を促しつつ、出た意見をどう効率的に記録するかが長年の課題でした。書記役を立てると発言が遠慮がちになり、活発な議論の熱量が記録に残りにくい面も。そこで、リアルタイムで会話をテキスト化し、発言と同時に仮想ホワイトボードへアイデアをマッピングできるようなAI議事録ツールを試用。参加者は記録を気にせず自由に意見を出し合えるようになり、会議の熱量も向上。どんな些細な発言もAIが捉えてくれる安心感から、以前は埋もれがちだった斬新なアイデアも記録に残り、会議後のアイデア整理や深掘りが格段に効率化され、具体的な商品企画へと繋がるケースが増えました。
ある製薬企業では、新薬開発に関する重要な意思決定を行うため、社外の医学専門家を招いた諮問会議を定期開催していました。極めて専門性の高い内容に加え、発言の正確な記録と保管はコンプライアンス上も必須。手作業による議事録作成では、誤記やニュアンスの損失リスクが常に付きまとっていました。そこで、医療・製薬業界の専門用語辞書を搭載し、厳格なセキュリティ基準をクリアしたAI議事録システムを導入。これにより、複雑な議論も正確に文字起こしされ、発言者ごとの発言内容や背景、決定プロセスが明確な形で記録されるように。監査対応や社内報告資料としての信頼性が飛躍的に高まり、迅速かつ的確な経営判断にも貢献しています。
情報機器などのリースやレンタルを手がける会社での事例です。こちらの企業では、一定金額以上の取引の際には別途審議を行う会議体を設けており、そこで議事録を作成します。この議事録作成業務の負荷が非常に大きかったことから、業務負担の軽減を図りたいと考え、文字起こしサービスを導入しています。3種類ほどのツールを比較した結果、Rimo Voiceを導入しています。
導入後は、作業時間が半分程度になったという効果が得られています。これまで2〜3日かかっていた作業が半日に短縮できたケースもあったとのこと。発言者の話し方に癖があったとしても問題なく書き起こしができる点も高く評価しています。
参照元：Rimo Voice公式HP（https://rimo.app/case-studies/bcP2gEa5uRDwrj0seam1）
Rimo Voiceは、日本語に特化したAI音声認識技術を搭載し、高精度な文字起こしを実現する議事録作成ツールです。1時間の会議を約5分で文字起こしでき、話者識別機能やChatGPTを活用した要約機能も備えています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 無料トライアル | あり |
| 文字起こし精度 | 日本語特化型AIで高精度 専門用語の辞書登録にも対応 |
| 多言語対応 | 主に日本語に特化 英語にも対応 |
| 費用 | 個人プラン：月額1,650円〜 ※プランにより文字起こし時間が異なる |
| 主な機能 | ・リアルタイム文字起こし ・話者識別 ・要約作成 ・単語登録 ・タイムスタンプ機能 |
大学の総務部での事例です。こちらの総務部では、複数の会議で議事録作成を担当しており、可能な限り早く作成を行うことが求められていました。しかし、これまでは手作業で文字起こしを行っていたことから、担当者にとって大きな負担となっていました。
そこでAI音声認識を活用した議事録作成サービスの導入を検討し、「ScribeAssist」を導入。高い認識精度とデータが外部に出ないことが決め手となっています。導入後は、文字起こしをした結果について音声を聞きつつ修正する方法にシフトでき、数時間かかっていた会議の文字起こしが早ければ1時間かからず完了できるようになりました。また、外部の専門業者への依頼が不要となったことから、経費削減にも効果が見られています。
参照元：VoXT One公式HP（https://voxt-one.advanced-media.co.jp/case/6155/）
ScribeAssistは、音声認識エンジンAmiVoiceを搭載したオンプレミス型の文字起こしツールです。インターネット接続なしで利用できるため、機密性の高い会議でも安心して使用できます。高い認識精度と柔軟なカスタマイズ性が特徴です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 無料トライアル | あり（デモ・トライアル可能） |
| 文字起こし精度 | AmiVoice搭載で高精度 医療・法律など専門分野の辞書も利用可能 |
| 多言語対応 | 日本語・英語対応 その他言語は要相談 |
| 費用 | 要問い合わせ ※買い切り型とサブスクリプション型を選択可能 |
| 主な機能 | ・オンプレミス対応（データ外部流出なし） ・リアルタイム文字起こし ・話者分離 ・専門用語辞書カスタマイズ ・音声ファイルからの文字起こし |
議事録作成ツールを導入することで、自動で音声を文字起こしし、フォーマットに沿って整理できるため、作成時間を短縮できます。タグ付けや検索機能が充実しているツールを使えば、過去の議事録を素早く参照できるなど、業務全体の効率向上にも貢献するでしょう。
会議中にメモを取る必要がなくなることで、参加者は発言や議論に集中できます。リアルタイムで記録が進むため、聞き逃しや重要事項の抜け漏れを防げるのもメリットです。進行役もメモ作成に追われることなく、議論の流れをスムーズに管理できます。
議事録作成ツールを活用すれば、作成後すぐに関係者へ共有が可能です。自動フォーマット化により、統一された形式での記録ができるようになり、読みやすさが向上します。
また、通知機能を備えたツールを利用すれば、関係者にリアルタイムで情報を届けることができ、迅速な意思決定やタスク管理にも役立ちます。
音声認識の精度は上がっているものの、100％完璧に音声通りに文字起こしできるツールはありません。そのため、ツールを使用しても文字起こし後の内容確認や修正は必要です。修正箇所をハイライト表示するなど、確認や修正に便利な機能を有したものを選ぶと良いでしょう。
多機能な議事録作成ツールは、コストが高くなる傾向があります。無料プランや低価格プランが存在するものの、機能が制限されていたり、保存容量が限られていたりするため、企業規模や使用頻度を考慮して、適切なプランを選ぶことが大切です。
議事録作成ツールは、会議内容の迅速な記録や整理をサポートし、業務の効率化に役立ちます。文字起こしの自動化により作業時間の短縮を実現し、参加者が会議内容をすぐに確認できます。
選定にはコストや機能面のバランスが重要です。自社の運用にあったツールを導入すれば、業務効率が大幅に向上し、組織全体の生産性向上が期待できるでしょう。
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