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「議事録の作成効率化を図りたいが、どこから手を付ければいいかわからない」── 本ページでは、この悩みを工程・心理・テクノロジーの三方向から分解し、今日から実践できる改善手法とAI文字起こしツールによる決定打を紹介します。
メモ取り・文字起こし・要約・レビュー・共有と工程ごとにツールが散在。コピー＆ペーストやファイル移動で時間を浪費します。
「議論を全部残すのか」「決定事項だけで良いのか」が決まらず、記録範囲を過大化しがちです。
係長→課長→部長と三段承認など差し戻しループで待ち時間が累積します。
キーボード入力と人力要約に頼る限り、入力スピード・理解力が上限となり、早くても限界があります。
一般的な1時間会議で要する平均165分（2時間45分）を工程別に分解すると次の通りです。
最大の負荷は文字起こし（約40%）と要約・整形（約25%）。ここを自動化できれば効率化のインパクトが大きくなります。
議事録の作成業務には、予想をはるかに超える時間と費用が投入されています。令和元年12月にスマート自治体研究会が行った調査では、対象となった9自治体で年間2,412件の議事録が作成され、総作業時間は約7,305時間、コストにして年間1,450万円という規模に達していることが判明しました。
データを詳しく見ると、1件の議事録作成に平均で約3時間を要しており、1件あたり平均約3時間の作業が発生しています。年間の総作業日数に換算すると約913日分となり、常時2.5人の職員が議事録作成だけに専念しているのと同等の労働力が費やされている計算です。
作成される議事録の形式を分析すると、要点をまとめた概要版が56%で最多となっていますが、逐語録として全文を起こすタイプが30%を占めています。全文の文字起こしは特に労力を要する作業で、60分の会議内容を文字化する際には、通常3〜4時間の作業時間を覚悟する必要があります。
作成の目的別に見ると、外部の関係者が参加する会議で内部共有のために作成されるケースが50%、同じく外部参加者を含む会議で公開を前提とするものが15%となっており、外部関係者が関わる会議が全体の65%を占めています。行政の透明性確保や説明責任の履行といった要請が、担当職員の作業負荷を押し上げている構造が見て取れます。
より深刻な問題として、作成時間帯の実態が挙げられます。通常の勤務時間内で完結しているケースは73%ですが、通常業務時間と時間外の両方を使って作成しているケースが26%存在し、およそ4人に1人が残業での対応を強いられている状況です。日常業務をこなしながら議事録作成を並行することの難しさが表れており、残業時間の増加や過重労働の一因となっていることが明らかです。
調査では改善可能性についても分析されており、全体の76%で何らかの形での削減や効率化が実現可能という結果が出ています。中でも「議事録支援システム等のツール活用により省力化できる」との回答が48%に達し、デジタル技術の導入に対する期待の高さがうかがえます。
効率化によって4割の時間削減が実現できると仮定すると、年間で2,550時間の作業量削減、金額にして505万円のコスト圧縮が見込まれます。これは職員約1.5人分の年間労働に相当する規模であり、削減された人的リソースをより付加価値の高い業務や住民向けサービスの充実に振り向けられる可能性を示しています。
(前略)議事録を書くのがすごく苦手で、凄まじい時間がかかります。（たった2時間程度の会議に数日かけました）言い訳にはなりますが、1年目の時いた部署と全く業務が異なる部署に異動し、専門用語や業者名が全く分からない状態です。録音を聞くがなかなか聞き取れない→調べながら打ち出す→ようやく話の流れを理解し、要約という流れでやっていました。議事録生成AIも使ってみたのですが、専門用語が多いため、誤字脱字や全く違うニュアンスのことを出力するので、結局自分で録音を聞いて手打ちしました。(後略)
(前略)議事録に時間がかかりすぎてどうしたものか困ってます…。SEをしていまして、会議ではパラメータの設定や必要機能を決定しています。2時間ほどの会議なのですが議事録作成に9時間ぐらいかかってしまいます。提出してから2人の方にチェックしてもらうので内容を記載しすぎているとかはないようです。たしかにタイピングは遅いのですが致命的に遅すぎる訳でもないです。会議内容はお客さんの運用の話になるとよくわかりません。(後略)
会議招集メールに「決めること」「必要資料」「議事録フォーマット」を添付。参加者の認識が揃い、記録すべき項目が明確になります。
日時・参加者・決定事項・次アクション欄をあらかじめ用意し、入力箇所を限定。毎回ゼロから構成を悩む時間を排除します。
Google ドキュメントや Microsoft Loop などで、発言と同時にドラフトを更新。重複入力や聞き逃しを防げます。
会議中は「主語＋動詞＋結論」や数字のみをメモ。あとで文脈を補う方が全体で速くなり、精度とスピードを両立できます。
冒頭に決定事項とタスク表を置き、下に議論ログを配置。読み手が30秒で全体像を把握できる構成にします。
「OKなら」「修正はコメント欄に1回だけ」など、シンプルな合意ルールを設定。差し戻し時間を最小化します。
「会議後共有までのリードタイム」「編集回数」を毎月集計し、効果測定と追加施策を回します。
マイク入力と同時にテキスト化し、聞き直しゼロを実現。固有名詞も自動学習で精度が向上します。
決定事項・タスク・日付・金額などを自動ハイライト。要点整理が手動10分→自動30秒へ短縮されます。
URL発行で瞬時に配布し、Slack・Teams・Asanaへタスクを自動生成。情報→行動のタイムラグを埋めます。
ストップウォッチで工程別作業時間を1か月計測し、平均値を算出します。
AI文字起こしにより「文字起こし工数70%削減」「要約工数80%削減」など現実的な係数を当て込み、削減時間をシミュレーションします。
削減時間×平均時給×年間会議回数で定量インパクトを可視化。経営層説明の説得材料になります。
導入後も「共有リードタイム」「閲覧率」「差し戻し率」をダッシュボードで追跡し、継続改善につなげます。
チェックが不足している項目が多い場合は、まずAI文字起こしツールの導入から着手するのが最も効果的です。
非効率の原因は「分断ワークフロー・手入力依存・多段承認」の3点。工程を一本化し、AI文字起こしで自動化すれば、会議直後に高品質な議事録を共有できる仕組みが完成します。
まずは下記のAI議事録ツール3選を試し、今日から作成効率を劇的に向上させてみてください。
